Shopware ERPNext Connector: Funktionsbeschreibung

Funktionsbeschreibung Shopware ERPNext Connector

Produkt- und Technikübersicht für Anwender, Administratoren und Implementierungspartner Release-Kandidat: RC6 Stand: 19.10.2026

Zweck und aktueller Produktstand

Der Shopware ERPNext Connector verbindet Shopware mit ERPNext/Frappe. Die ERPNext-App synchronisiert ausgewählte Kunden-, Produkt-, Bestell- und Bestandsdaten zwischen beiden Systemen. Sie unterstützt Feld- und Statuszuordnungen, geplante und manuelle Abläufe sowie eine Queue zur Verarbeitung und Überwachung von Synchronisationsaufträgen.

RC6 ist der aktuelle Release-Kandidat und für den bevorstehenden Rollout vorgesehen. Die folgende Übersicht beschreibt den für RC6 vorgesehenen Plattform- und Funktionsumfang. Welche Funktionen in einer konkreten Installation verfügbar sind, hängt vom bereitgestellten Paket, der unterstützten Systemversion, der Konfiguration und den eingerichteten Berechtigungen ab.

Unterstützte Plattformen

Der dokumentierte RC6-Umfang ist auf EUR und die folgenden Plattformprofile begrenzt:

Für RC6 sind ERPNext/Frappe 14, Shopware 5 und Fremdwährungen nicht im unterstützten Umfang enthalten. Andere Versionen sind durch diese Matrix nicht zugesagt. Maßgeblich sind die tatsächlich bereitgestellte RC6-Version und die dafür bestätigten Plattformprofile.

Komponenten

• ERPNext-App: Hauptkomponente für Konfiguration, Zuordnungen, Synchronisation, Queue-Verarbeitung und Betriebsübersicht.
• Shopware-Schnittstelle: Die App verbindet sich mit der Shopware-6-Admin-API. Shopware-API-Zugangsdaten und Berechtigungen müssen passend eingerichtet sein.
• Zentrale Berechtigungs- und Lizenzprüfung: Für RC6 wird ein technischer Connector-Zugang benötigt. Er prüft die Berechtigung und das Nutzungskontingent. Dieser Dienst verarbeitet nicht die vollständigen Kunden- oder Bestelldatensätze.

Eine Shopware-Einrichtungskomponente kann beim Koppeln und Prüfen der Verbindung unterstützen. Sie ersetzt weder die ERPNext-App noch startet sie selbstständig Synchronisierungen.

Funktionen im Überblick

Kunden und Adressen

Der Connector kann Kundendatensätze zwischen ERPNext und Shopware übertragen und zuordnen. Zugehörige Adressdaten werden im jeweiligen Synchronisationsablauf berücksichtigt. Feldzuordnungen helfen, Unterschiede zwischen den Datenmodellen abzubilden.

Shopware-Benutzerkonten, Anmeldedaten und Benutzerrollen werden nicht synchronisiert. Personenbezogene Kundendaten bleiben im direkten Datenaustausch zwischen der ERPNext-Installation und dem Shopware-System.

Produkte, Varianten und Katalog

Der Connector synchronisiert Produktinformationen und Varianten. ERPNext-Artikel können mit Shopware-Produkten verknüpft und bei Änderungen aktualisiert werden. Für den Website-Katalogexport dienen ERPNext-Website-Artikel als Quelle für Webshop-spezifische Angaben.

Abhängig von Konfiguration und Daten umfasst der Katalogexport unter anderem:

• Produktname, Beschreibung, Aktivierungs- und Veröffentlichungsstatus;
• Varianten und ihre Zuordnung zu einem Produkt-Template;
• Website-Kategorien und übergeordnete Artikelgruppen;
• Webadresse und Suchmaschinenangaben wie Meta-Titel, Meta-Beschreibung und Schlüsselwörter;
• Produktfreifelder, zum Beispiel Abverkaufskennzeichen, Originalnummer, „Geeignet für“ und Versandart;
• Produktbilder und Galerieeinträge;
• ergänzende Produktempfehlungen beziehungsweise Cross-Selling;
• Basispreise, Preislisten und Mengenstaffeln.

Für den Website-Katalogexport benötigt ein Artikel einen passenden ERPNext-Website-Artikel. Preislisten, Shopware-Regeln, Kategorien, Medienordner und Sprachzuordnungen müssen vorhanden und passend konfiguriert sein. Fehlende oder mehrdeutige Pflichtdaten können einen Export verhindern, bis sie korrigiert wurden.

Der optionale Medienexport verarbeitet unterstützte öffentliche ERPNext-Dateianhänge und Shopware-Medienreferenzen. Unterstützte Bildformate und Größen sind in den produktspezifischen Einstellungen begrenzt. Der Connector lädt keine externen Bilder aus beliebigen Internetadressen herunter.

Bestellungen und Status

Shopware-Bestellungen können in ERPNext als Sales Orders importiert werden. ERPNext-Sales-Orders können in der Gegenrichtung an Shopware übertragen werden. Statusfilter können festlegen, wann eine Bestellung verarbeitet wird. Statuszuordnungen verbinden Shopware-Bestell-, Zahlungs- und Lieferzustände mit passenden ERPNext-Statuswerten.

Der Connector verwendet die externe Bestellidentität, um wiederholte Verarbeitung derselben Bestellung zu erkennen und doppelte Sales Orders zu vermeiden. Der erfolgreiche Import setzt passende Produktzuordnungen, ERPNext-Pflichtwerte, Steuern, Währung und Benutzerberechtigungen voraus.

Ein Bestellstatus allein löst nicht automatisch jede Buchungsaktion aus. Beispielsweise ist eine Änderung des Zahlungs- oder Lieferstatus nicht gleichbedeutend mit einer Stornierung des Auftrags. Stornierungen und Rückgaben folgen den dafür eingerichteten Status- und Belegregeln.

Kaufmännische Folgedokumente

Optional können Shopware-6-Bestellungen anhand konfigurierter Regeln weitere ERPNext-Belege auslösen. Dazu gehören je nach Anwendungsfall Verkaufsrechnungen, Lieferungen, Zahlungseingänge, Gutschriften und Rücklieferungsbelege.

Diese Belegverarbeitung ist getrennt vom normalen Bestellimport und muss bewusst eingerichtet und aktiviert werden. Sie erfordert passende Buchhaltungszuordnungen, Steuervorlagen, Konten, Zahlungsarten, Artikel und gegebenenfalls Lagerbestände. Der Connector legt diese ERPNext-Stammdaten nicht automatisch an. ERPNext-Prüfungen und Einreichungsregeln gelten weiterhin.

Lagerbestand

Für RC6 ist der Bestandsabgleich ausschließlich von ERPNext nach Shopware vorgesehen. Ein Bestandsimport von Shopware nach ERPNext sowie ein bidirektionaler Bestandsabgleich sind nicht Bestandteil dieses Umfangs.

Für einen Bestandslauf müssen die zu synchronisierenden Artikel, Lager und Mengen korrekt zugeordnet sein. Queue- und Betriebsanzeigen helfen dabei, ausstehende oder fehlgeschlagene Läufe zu erkennen.

Initialer Artikelimport

Ein Administrator kann einen initialen Shopware-Artikelimport nach ERPNext anstoßen. Die gefundenen Artikel werden zur Verarbeitung eingeplant. Bereits zugeordnete Artikel werden berücksichtigt, damit der Import wiederholt werden kann, ohne bekannte Produkte unnötig erneut anzulegen.

Wie die Synchronisation abläuft

1. Ein Administrator richtet die Shopware-Verbindung, Synchronisationsrichtung, Zeitplanung und Feldzuordnungen in ERPNext ein.
2. Ein geplanter Lauf, eine manuelle Aktion oder ein unterstütztes Shopware-Ereignis stößt Arbeit an.
3. Der Connector liest die betreffenden Datensätze schrittweise aus dem Quellsystem und ordnet die unterstützten Felder und Statuswerte zu.
4. Synchronisationsaufträge werden in ERPNext zur Verarbeitung eingeplant. Hintergrundprozesse lesen und verarbeiten diese Aufträge.
5. Der Connector legt den Zieldatensatz an oder aktualisiert ihn und hält den Verarbeitungsstatus fest.
6. Betriebsanzeigen und Protokolle helfen, erfolgreiche, ausstehende und fehlgeschlagene Aufträge zu unterscheiden.

Änderungen können inkrementell verarbeitet werden, damit nicht bei jedem Lauf der gesamte Datenbestand erneut übertragen werden muss. Wiederholungsversuche unterstützen die Wiederaufnahme nach vorübergehenden Verbindungs- oder Verarbeitungsfehlern. Ein erneuter Versuch behebt jedoch keine fehlende Konfiguration oder fehlerhafte Geschäftsdaten; die Ursache muss zuerst korrigiert werden.

Für konkurrierende Änderungen stehen je nach Entität und Konfiguration Konfliktregeln zur Verfügung: ERPNext kann Vorrang haben, Shopware kann Vorrang haben oder der jüngere Änderungszeitpunkt kann verwendet werden. Die konkrete Regel sollte vor dem ersten Produktivlauf festgelegt werden.

Konfiguration und Administration

Die wichtigsten Konfigurationsbereiche in ERPNext sind:

• Shopware-Verbindung: Shopware-Version, Shop-Adresse, Zugangsdaten und Verbindungstest.
• Synchronisation: Aktivierung, Richtung und Zeitplan der unterstützten Entitäten.
• Feldzuordnungen: Zuordnung von ERPNext- zu Shopware-Feldern für unterstützte Datensatzgruppen.
• Statuszuordnungen: Zuordnung von Bestell-, Zahlungs- und Lieferzuständen.
• Produktdaten: Website-Inhalte, Kategorien, Zusatzfelder, Medien, Empfehlungen und Preise.
• Lizenzeinstellungen: Aktivierung und Anzeige des Lizenz- und Kontingentstatus.
• Kaufmännische Regeln: Optionale Einrichtung der ERPNext-Folgedokumente.

Die Administratorübersicht zeigt den Verarbeitungszustand, den Lizenz-/Kontingentstatus, fehlgeschlagene Aufträge und Hinweise zum Betrieb. Sie bietet unter anderem Vorschauen, Pausen für Synchronisation und Zeitplanung sowie das erneute Einreihen ausgewählter fehlgeschlagener Vorgänge. Ein Vorschauaufruf ändert keine Geschäftsdaten. Das Zurücksetzen eines Verarbeitungsstands kann Datensätze erneut zur Bearbeitung einplanen und sollte nur durch dafür zuständige Administratoren erfolgen.

Die Synchronisations- und Belegfunktionen beachten weiterhin die ERPNext-Rollen und Berechtigungen. Administratoren sollten nur den Personen Zugriff geben, die für Einrichtung und Betrieb zuständig sind.

Lizenz und Kontingent

Der kostenlose Umfang umfasst bis zu 20 kombinierte Bestellimporte und Artikelsynchronisationen je Installation und UTC-Kalendermonat. Übertragene Artikelvarianten zählen dabei jeweils als Artikel. Er gilt während der ersten sechs Kalendermonate ab der ersten Installation. Eine gültige kostenpflichtige Lizenz hebt diese monatliche Free-Quote auf; die im Lizenzvertrag vereinbarten Bedingungen bleiben maßgeblich.

Für RC6 ist unabhängig vom Tarif ein technischer Connector-Zugang erforderlich. Lizenz- und Kontingentprüfung erfolgen zentral. Die Lizenzbedingungen regeln, welche Vorgänge enthalten sind, wie Wiederholungen berücksichtigt werden und welche Nutzungsrechte gelten.

Webhooks und geplante Läufe

Shopware-Webhooks sind optional. Wenn sie eingesetzt werden, prüft der Connector die Echtheit und Aktualität eines Ereignisses und plant unterstützte Ereignisse zur Verarbeitung ein. Der Webhook-Aufruf selbst führt die Synchronisation nicht vollständig aus. Geplante Abrufe und regelmäßige Abgleiche ergänzen den Webhook-Betrieb.

Für Webhooks müssen Shopware und ERPNext über HTTPS erreichbar sein. Das Webhook-Secret muss vertraulich behandelt und passend in beiden Systemen eingerichtet werden. Zugangsdaten und Secrets gehören nicht in Support-Tickets oder Screenshots.

Voraussetzungen

Technische Voraussetzungen

• ERPNext-, Frappe- und Python-Version aus einem der unterstützten RC6-Profile.
• Shopware 6.7.14.2 mit PHP 8.4.26 für die aufgeführten RC6-Profile.
• Eine ERPNext-Installation mit laufenden Hintergrundprozessen für geplante und eingeplante Arbeiten.
• Erreichbarkeit der Systeme über HTTPS und gültige Shopware-API-Zugangsdaten.
• Ein technischer Connector-Zugang und eine aktive Lizenz- beziehungsweise Free-Aktivierung.
• Eine Sicherung von ERPNext-Datenbank, Dateien und Konfiguration vor Installation oder Aktualisierung.

Fachliche Voraussetzungen

Je nach verwendeter Funktion müssen passende ERPNext- und Shopware-Stammdaten eingerichtet sein. Dazu gehören insbesondere Kunden- und Produktzuordnungen, Verkaufspreislisten, Währung, Steuern, Maßeinheiten, Lager, Shopware-Kategorien und Statusregeln.

Für den Website-Katalogexport werden ERPNext-Website-Artikel und gültige Preise benötigt. Für kaufmännische Folgedokumente sind zusätzlich passende ERPNext-Unternehmen, Steuer- und Buchhaltungszuordnungen, Zahlungsarten, Versand-/Anpassungsartikel und gegebenenfalls Lagerbestände erforderlich.

Der Connector nimmt diese fachlichen Zuordnungen nicht automatisch vor. Sie müssen vor dem produktiven Einsatz durch die zuständigen ERPNext- und Shopware-Administratoren geprüft werden.

Datenschutz und Sicherheit

Kunden- und Adressdaten sowie vollständige Bestellungen werden zwischen der ERPNext-Installation und Shopware synchronisiert. Sie werden nicht an den zentralen Connector-Dienst übermittelt. Für Berechtigungs-, Lizenz- und Kontingentprüfungen werden die dafür erforderlichen technischen Informationen verarbeitet. Bei Katalogfunktionen können zusätzlich begrenzte, abstrahierte Produktinformationen verarbeitet werden.

Zugangsdaten werden in geschützten Systemeinstellungen verwaltet. Die Verbindung zwischen den beteiligten Systemen muss über HTTPS erfolgen. Zugriffsrechte, Backups und Aufbewahrung von ERPNext-Protokollen und Queue-Daten liegen zusätzlich in der Verantwortung des Betreibers.

Funktionsgrenzen

• RC6 unterstützt Shopware 6.7.14.2 in den oben aufgeführten ERPNext-/Frappe-Profilen.
• Shopware 5, ERPNext/Frappe 14 und Fremdwährungen sind nicht im RC6-Umfang enthalten.
• Der für RC6 vorgesehene Bestandsabgleich ist auf die Richtung von ERPNext nach Shopware beschränkt. Eingehender oder bidirektionaler Bestandsabgleich ist nicht enthalten.
• Shopware-Benutzerkonten und Rollen werden nicht synchronisiert.
• Fehlende Produkte, Steuerregeln, Konten, Lager oder Buchhaltungszuordnungen müssen im jeweiligen System eingerichtet werden.
• Der Shopware-Verbindungstest prüft die Verbindung, ersetzt aber nicht die Prüfung von Zuordnungen, Berechtigungen und fachlichen Ergebnissen.
• Verfügbarkeit und genaue Funktionsauswahl richten sich nach dem bereitgestellten RC6-Paket und dem für die Installation vereinbarten Umfang.

Nachvollziehbarkeit

Die hier beschriebenen Funktionen beziehen sich auf den Release-Kandidaten RC6. Die konkreten unterstützten Plattformen, Bedingungen und Nutzungsrechte richten sich nach der RC6-Bereitstellung und den dazugehörigen Kundenunterlagen.

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